Dự toán ngân sách là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi bởi các nhà quản lý tài chính trong việc hoạch định và kiểm soát các tổ chức. Dự toán ngân sách là “kim chỉ nam” điều hướng những khoản thu chi của doanh nghiệp trong một thời kỳ.
Việc lập dự toán ngân sách đòi hỏi sự phối hợp giữa các bộ phận bán hàng, sản xuất và mua hàng. Trưởng bộ phận bán hàng cung cấp dự báo về doanh số cho giám đốc sản xuất, giám đốc sản xuất dựa vào đó để ước tính số sản phẩm cần sản xuất để đáp ứng cho việc bán hàng. Với sản lượng sản xuất ước tính, bộ phận mua hàng dự tính lượng và giá trị các loại nguồn lực cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Dự báo về doanh số bán còn giúp cho nhà quản lý ước tính được các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Hệ thống dự toán ngân sách
Hệ thống dự toán Một hệ thống dự toán là tập hợp những dự toán có liên quan với nhau, bao gồm dự toán bán hàng, dự toán sản xuất, dự toán mua hàng, dự toán nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán dòng tiền.
Quá trình lập dự toán ngân sách bắt đầu từ số lượng bán ước tính cho năm tới. Khi đó giám đốc điều hành làm việc với các giám đốc chi nhánh tài chính, marketing, sản xuất, nhân sự để đưa ra dự báo về tình hình bán hàng, là căn cứ lập dự toán bán hàng. Toàn đơn vị sẽ thống nhất về doanh thu sau khi tính toán các nguồn lực và các nhân tố khác nhau. Căn cứ vào dự toán bán hàng, dự toán ngân sách sản xuất sẽ được lập để đáp ứng nhu cầu bán hàng. Nếu sản xuất không đáp ứng nhu cầu bán hàng thì công ty sẽ mất doanh thu, ngược lại sản xuất nhiều quá thì công ty sẽ phải tốn kém thêm các khoản chi phí cho bảo hiểm cũng như bảo quản hàng hoá.
Phương pháp lập dự toán ngân sách
Phương pháp lập dự toán ngân sách từ trên xuống
Theo cách lập này, số liệu lập dự toán ngân sách được đưa ra từ cấp quản trị cao cấp và sau đó được phân bố cho các cấp dưới. Theo cách lập này, dự toán ngân sách thường được đưa ra theo một chiều mà không được phản hồi từ cấp dưới.
Ưu điểm: của phương pháp này là nhanh chóng.
Nhược điểm: Phương pháp này thường không chính xác đặc biệt là thông tin mà cấp quản trị cao cấp có được là không đầy đủ.
Phương pháp lập dự toán ngân sách từ dưới lên
Số liệu dự toán ngân sách của cấp dưới (thường được gọi là dự toán tự lập – self –imposed budget) được trình lên cấp quản lý cao hơn để xem xét trước khi được chấp thuận. Việc xem xét và kiểm tra lại các dự toán của cấp dưới là cần thiết để tránh nguy cơ có những dự toán lập không chính xác cũng như hạn chế bớt có quá nhiều quyền tự chủ trong hoạt động.
Ưu điểm là:
Mọi cấp của doanh nghiệp đều được tham gia vào quá trình lập ngân sách và dự toán chi phí.
Dự toán ngân sách được lập có khuynh hướng chính xác và đáng tin cậy. Các chỉ tiêu được từ đề đạt nên các nhà quản lý sẽ thực hiện công việc một cách chủ động và thoải mái hơn và khả năng thành công sẽ cao hơn vì dự toán là do chính họ lập ra chứ không phải bị áp đặt từ trên xuống.
Nhược điểm: Mất nhiều thời gian.
Phương pháp lập dự toán ngân sách thoả thuận
Đây là phương pháp kết hợp giữa hai phương pháp trên. Các dự toán được đưa ra trên cơ sở có sự bàn bạc và thoả thuận giữa các cấp quản trị. Khi đó các dự toán được đưa ra bao giờ cũng có sự phản hồi của các bộ phận có liên quan.
Ưu điểm: Dự toán có tính chính xác cao; Dễ áp dụng.
Nhược điểm: Tốn thời gian; Kinh phí nhiều.
Ngoài 3 phương pháp TACA giới thiệu trong bài này, các bạn có thể tham khảo Quy trình lập kế hoạch ngân sách trên page của chúng tôi để ứng dụng đúng trong doanh nghiệp của mình.
Dự toán ngân sách mua nguyên vật liệu ví dụ
Dự toán ngân sách mua nguyên vật liệu xác định số nguyên vật liệu cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất của công ty. Việc xác định nhu cầu mua nguyên vật liệu của đơn vị cần phải căn cứ vào tính chất nguyên vật liệu cần thiết để tạo ra thành phẩm của đơn vị.
Nếu nguyên vật liệu thuộc dạng khan hiếm thì nhu cầu lưu kho càng tăng và ngược lại. Thông thường việc dự báo nguyên vật liệu mua trong kỳ có quan hệ trực tiếp với dự toán sản xuất. Sau khi đã có dự toán sản xuất, trưởng bộ phận mua sẽ xác định số vật liệu cần cho sản xuất.
Ví dụ: Do công ty không trực tiếp sản xuất ra vải, và việc đặt mua vải thường bị chậm trễ nên công ty phải duy trì mức tồn kho vải nguyên liệu tương đối cao, 25% nhu cầu sản xuất của tháng kế tiếp để tránh thiếu hụt cho sản xuất.
Giả sử mỗi chiếc áo cần 2,4m2 vải, như vậy tổng số vải cần có cho sản xuất sẽ được xác định bằng cách lấy tổng số sản phẩm (.) với 2,4m2 . Mức tồn kho vải cần thiết cuối tháng được cộng với tổng nhu cầu cho sản xuất trong tháng để tính ra toàn bộ số vải cần có trong tháng.
Cuối kỳ, ta lấy tổng số vải cần có trong tháng (–) số vải tồn kho đầu tháng để tính ra số vải cần mua trong tháng. Từ dự toán của sản xuất, công ty dự định sản xuất 650 áo trong tháng 10, nên số vải cần cho sản xuất sẽ là 1.560 (650 × 2,4m).
Ngoài ra do công ty cần có số vải tồn kho cuối kỳ là 25% nhu cầu cho tháng kế tiếp. Trong tháng 10, mức tồn kho cần có cuối kỳ sẽ là 963m2 (25% × 3.852). Vậy tổng số vải cần mua để phục vụ sản xuất sẽ là 2.133m2 (1.560 + 963 – 390). Giá của một mét vải là 12.000 đồng nên tổng trị giá vải mua trong tháng 10 sẽ là 2.133m2 × 12.000đồng = 25.596.000 đồng.
Dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp chủ động nguồn tiền, quản lý chặt chẽ việc sử dụng nguồn tiền, điều phối các hoạt động tài chính cũng như kiểm soát việc thực hiện kế hoạch tài chính. Bạn đọc có thể tìm hiểu thêm các ví dụ thực tế về lập kế hoạch ngân sách tại: Lập kế hoạch ngân sách và dự toán chi phí được cập nhật mới nhất trên ATC để có góc nhìn toàn diện hơn về ngân sách doanh nghiệp.
